Fælles Bibliotekssystem 2.0 - FAQ for brugere

Den nuværende kontrakt med Systematic er forlænget frem til den 31. december 2025. Kontrakten fortsætter på samme vilkår som hidtil.

Prisen pr. borger pr. år bliver maksimalt 6 kr. 

Ja. Det den udmeldte borgerpris pr. år er den maksimale pris, som kommunen kan komme til at betale. Budgettet, som er udregnet på baggrund af denne pris, har luft til at vi - i en vis grad - kan rumme uforudsete omkostninger.

KOMBIT har valgt at bruge use case-metoden til at beskrive de arbejdsgange, som FBS 2.0 skal kunne understøtte. Use cases benyttes til at beskrive arbejdsgange, hvor der er interaktion mellem en bruger og et it-system. Det betyder, at man kan beskrive, hvad systemet skal kunne, herunder formål og forløb, uden at beskrive, hvordan systemet skal gøre det. Use cases er dermed også en måde, hvorpå vi kan beskrive for en kommende leverandør hvilke arbejdsfunktioner, vi forventer systemunderstøttet, mens det også er et godt dialogværktøj.

De forskellige use cases tager naturligvis udgangspunkt i nuværende processer, og arbejdet har bidraget til at afklare og præcisere behovet til det kommende system. Det har derudover været et værktøj til at identificere forbedringspotentialer, herunder hvor der i dag mangler systemunderstøttelse, samt hvor der er sket ændringer i teknologi eller rammer, som har indflydelse på en arbejdsgang.

En use case beskrives i et skema, som sikrer, at vi som kravstillere præciserer ansvar, kontekst og forventet resultat af en arbejdsgang. Nedenfor ses det skema KOMBIT benytter sammen med den faglige følgegruppe:

KOMBIT arbejder sammen med den faglige følgegruppe på at udarbejde og færdiggøre ca. 60 use cases, som skal danne grundlag for udbudsmaterialet. De sidste use cases bliver gennemgået sammen med faglig følgegruppe den 4. juli 2023.

Relevante dele af kravspecifikationen, som indgår i udbudsmaterialet, sendes i høring, så kommunerne får mulighed for gennemlæse, kommentere og forholde sig til det.

Det vil være bilag 2.1 med kravspecifikationen for funktionelle og ikke-funktionelle krav, der er mest relevant at få kommunernes input til. Under bilag 2.1 er der en række underbilag, der muligvis frasorteres, fx om infomationsmodel og specificering af alle integrationer, som vi vurderer vil være mindre relevante at sende i høring.

Vi forventer også, at bilag 4, som stiller krav til dokumentation, og bilag 11, der vedrører udrulning og undervisning, kommer i høring.

Høringen er målrettet eksisterende brugere af løsningen og it-og driftsansvarlige i kommunen. Materialet vil blive gjort tilgængeligt for alle kommuner på Bibliotekernes Data og It’s dokumentbibliotek.

Eksisterende brugere: Disse kan fx være superbrugere eller supportberettigede brugere af løsningen, dvs. medarbejdere, der har erfaring med den eksisterende løsning. Hvis kommunen allerede har udpeget en projektleder for det nye Fælles Bibliotekssystem (FBS), anbefales det, at denne også læser materialet.

It-og driftsansvarlige: Disse kan fx være systemejere, it-generalister, testsagkyndige og it-arkitekter, der arbejder med implementering og drift af it-systemer i kommunen. Personer, der gennemlæser materialet, bør have god faglig indsigt i, hvordan kommunen arbejder med it-løsninger på biblioteksområdet.

Høringen vil vare tre uger og er planlagt til at forløbe fra den 23. oktober til den 10. november 2023.

Udbudsmaterialet er meget omfangsrigt og omfatter 12 bilag, og til hver af disse er der en række underbilag. Fx er bilagene om pris, drift, test og underdatabehandleraftaler meget omfattende og enten bundet til faste aftaler eller fortrolige. Så både af juridiske grunde, men også for at reviewopgaven ikke bliver for overvældende, sender vi ikke alt i høring.

Vi vil komme med flere detaljer om høringen på den anden side af sommerferien, herunder rammesætning heraf. Vi planlægger at afholde et webinar op til høringen, hvor vi uddyber planen for høringen, og hvor I får mulighed for at stille spørgsmål.

Som udgangspunkt vil vi opfordre til, at I lokalt i den enkelte kommune koordinerer jeres høringssvar, så I kan sende et samlet svar – allerhelst på vegne af både PLC og folkebibliotek. Vi vil også meget gerne lægge op til, at der bliver udarbejdet fælles høringssvar i de netværk, I allerede måtte indgå i på tværs af kommuner, fx folkebibliotekernes FBS-netværk eller PLC’ernes netværk for fx fællessamlinger etc.

Fordelen ved at udarbejde høringssvar i fællesskab er, at vi i højere grad kan sikre os tilbagemeldinger, der er forankret i flere PLC/folkebiblioteker og dermed tilgodeser den mangfoldighed, som FBS skal understøtte. Vi håber, at det er muligt for jer allerede nu at overveje i hvilke fora, det vil give mening at koordinere høringssvar, så I er klar til at mødes, når høringsmaterialet frigives.

Vi arbejder i det nuværende udbud med, hvordan vi kan understøtte bibliotekernes ønskerne og behovene for at kunne arbejde på tværs af agencies, og i den forbindelse kommer vi til at genbesøge agency-modellen.

Det kommende katalogiseringsmodul skal udvikles under FBI af DBC.

DBC er i gang med at modernisere deres katalogiseringsklient, og har i den forbindelse tilbudt, at FBI kan få udviklet en simplere klient, der vil kunne benyttes af alle biblioteker - også biblioteker, der ikke anvender FBS. 

Desuden har DBC stor ekspertise inden for katalogiseringsregler, varetager i dag nationalbibliografien og vil hurtigt kunne foretage omstillingen til RDA.

Katalogiseringsklienten flyttes endeligt til FBI, når FBS 2.0 går i drift. Version 0.1 forventes klar i første halvår 2023 og vil kunne bruges sideløbende med katalogiseringsklienten i FBS.

Moreinfo er nævnt, da den er en del af FBI (benyttes i forbindelse med bibliotek.dk), og dermed gratis for bibliotekerne at bruge. Ydermere indeholder Moreinfo også webarkivet. Coverservicen er udviklet efter Moreinfo.

Vi arbejder i øjeblikket med at kvalificere og præcisere kravene. De endelige krav vil afspejle de behov vi afdækker på workshops mv.

Det er meget omkostningstungt at udvikle debitorfunktionalitet, herunder betalingsfunktionalitet, i et fagsystem som bibliotekssystemet, og afstemning mv. i det nuværende FBS har altid være en manuel proces. 
Da alle kommuner allerede har et debitorsystem, giver det størst værdi for pengene, at anvende de mange funktioner et debitorsystem allerede tilbyder: Rykkerprocesser, påmindelser, fakturaer  og integration til gældsstyrelsens indrivelsessystem PSRM.  Dette kan sikres via debitorsnitfladen i den fælleskommunale infrastruktur.
Debitorintegrationen sørger ligeledes for, at kommunerne bliver PSRM-compliant. 

Vi forventer, at mange kommuner vil være kommet på debitorintegrationen i løbet af de næste to år frem til det nye FBS skal idriftsættes i 2025. 
Vi er klar over, at det for mange kommuner var vanskeligt at biblioteksområdet var det første område til at tage ØiR-debitorsnitfladen i brug, men forventningen er, at det vil blive lettere, når flere af kommunens fagsystemer kommer på. Vi er også altid klar til at hjælpe og lytte, hvis I ser specifikke udfordringer, ligesom vi selvfølgelig planlægger at medtage rettelser og korrigeringer til debitorintegrationen i det nye udbud.

KOMBIT har i løbet af 2021 udarbejdet en anvisning for en kassebetalingsløsning, der blev offentliggjort i november 2021. Den kan anvendes af 3. parter til opbygning af en kasse/betalingsløsning – eller af kommuner i forbindelse med udarbejdelse af en krav-specifikation. Du kan læse nærmere om anvisningen her. 

Forudsætningen for at kunne benytte den specificerede kassebetalingsløsning er, at fordringerne er overført til debitor. 

Anvisningen tager udgangspunkt i kommunernes fremtidige forventede anvendelse af ØiR-snitfladerne på alle fagsystems områder – herunder også biblioteker. En sådan kassebetalingsløsning ligger udenfor scope for det kommende FBS, men kan fint tænkes ind i kommunernes samlede systemlandskab, hvis der kan opnås opbakning og dermed finansiering til det, udenfor FBS-regi.  

I samarbejde med leverandøren tilrettelægger vi implementeringsstøtten med skærpet fokus på kommunernes forskelligartede kompetencer og ressourcer til at løse de kommunale implementeringsopgaver. Foruden konkrete trin-for-trin opgavebeskrivelser og undervisning efter train-the-trainer princippet, vil vi understøtte kommunerne med tværkommunale videndeling-/netværksmøder og øvrige dialogfora, så kommunerne kan løse opgaverne effektivt og med færrest muligt ressoucer. En succesfuld implementering forudsætter dog, at kommunen har afsat ressourcer til at løse de opgaver som ibrugtagningen som minimum påkræver fx systemkonfiguration, datamigrering og tilpasning af arbejdsgange. I forberedelsesfasen inddrager vi løbende kommuner for at få input til, hvordan vi bedst understøtter den kommunale implementering. 

Vi er klar over at mange stadig kan huske forløbet fra sidst. Denne gang ser vi imidlertid ind i et helt andet forløb, blandt andet fordi kommunerne nu kommer fra samme system, og vi derfor ikke skal migrere alles datacentre til et, men kun migrere en til en.

Vi er desuden i langt højere grad end sidst opmærksomme på at få identificeret, hvilke typer af forandringer det nye system, medfører, så vi kan kravsætte og tilrettelægge implementeringsstøtten derefter. Vi vil løbende kvalitetssikre, evaluere og tilpasse undervisningen, så vi kan sikre at slutbrugerne får den nødvendige viden og de rette kompetencer og færdigheder til effektivt at bruge it-systemet.

Den nuværende kontrakt udløber 31. december 2024.

Lige nu arbejdes der på en ny tidsplan, som snarest muligt vil blive offentliggjort.

Vi kender først implementeringstidspunktet, når der er valgt leverandør på løsningen, og der er udarbejdet en mere detaljeret implementeringsplan. Vi melder implementeringsplanen ud, så snart den er på plads, så kommunerne i god tid kan afsætte ressourcer til implementeringsopgaverne.  

Implementeringsforløbet vil for den enkelte kommune strække sig over ca. ni måneder. Der vil være en række opstarts- og forberedende aktiviteter forventeligt ni til tre måneder før ibrugtagningstidspunktet, som kommunen skal afsætte ressourcer til. Det primære ressoucetræk vil være ca. tre måneder før ibrugtagningstidspunktet og frem til systemet er fuldt implementeret.